Häufige Fragen zu KassenFlow

KassenFlow ist eine webbasierte Zählhilfe und einfache Kasse. Du legst deine Artikel mit Preis an und tippst sie beim Verkauf an – die Anwendung bildet die Summe, hilft beim Rückgeld und speichert die verkauften Mengen. Gedacht ist das für private Verkäufe, kleine Vereine, Hobbyveranstaltungen und nicht-kommerzielle Projekte.

Die Nutzung ist dauerhaft kostenlos und zeitlich nicht begrenzt. Nach der Registrierung kannst du Artikel und ein Event anlegen und direkt verkaufen. In der kostenlosen Version gibt es lediglich funktionale Einschränkungen.

Mit KassenFlow Premium werden diese Einschränkungen für einen kleinen monatlichen Beitrag aufgehoben; der Beitrag finanziert Betrieb und Weiterentwicklung. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Mindestlaufzeit, das Abo ist monatlich kündbar. Premium kannst du nach der Registrierung 14 Tage kostenlos testen – ohne Zahlungsdaten, die Testphase endet von allein. Details stehen auf der Seite KassenFlow Premium.

Nein. KassenFlow ist kein zertifiziertes Kassensystem. Es gibt keine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), keinen unveränderbaren Fiskalspeicher, keine Belegausgabe und keinen Export nach den gesetzlichen Kassenformaten. Daten sind bewusst editier- und löschbar, weil es sich um eine Zählhilfe und nicht um einen Fiskalspeicher handelt.

Für gewerbliche, steuerlich relevante Verkäufe ist deshalb eine zertifizierte Kassenlösung erforderlich. Die Nutzung von KassenFlow für solche Zwecke erfolgt auf eigene Verantwortung.

Ja. Du kannst Helfer als Unterbenutzer einladen; sie greifen auf dieselben Artikel und Events zu und melden sich auf ihrem eigenen Gerät an. Alle Verkäufe fließen in eine gemeinsame Auswertung pro Event, sodass du am Ende eine Gesamtübersicht über alle Stände hast.

Mit KassenFlow Premium siehst du zusätzlich, wer wie viel kassiert hat – je Helfer und, wenn ein Konto auf mehreren Handys läuft, je Gerät.

Nein. KassenFlow läuft im Browser auf Handy, Tablet und Laptop. Es gibt nichts zu installieren und nichts einzurichten außer deinen Artikeln. Für die Kasse gibt es einen Vollbildmodus, damit auf dem Handy möglichst viel Platz für die Artikelschaltflächen bleibt.

Ja. Bricht die Verbindung ab, kassierst du ganz normal weiter: Jeder Verkauf wird auf dem Gerät gespeichert, die Kasse zeigt oben an, wie viele Verkäufe noch warten, und überträgt sie automatisch, sobald wieder Netz da ist. Doppelte Buchungen entstehen dabei nicht – auch nicht, wenn die Übertragung mehrmals versucht wird.

Wichtig: Öffne die Kasse einmal mit Verbindung, bevor es losgeht. Dann lässt sie sich auf diesem Gerät auch ohne Netz neu laden. Für die Anmeldung, den Wechsel des Events und die Auswertung braucht es weiterhin Internet. Die Offline-Funktion ist in der kostenlosen Version enthalten.

Ja. In der Abrechnung wählst du mit einem Tipp, ob bar oder bargeldlos bezahlt wurde – also mit Karte, PayPal oder Überweisung. Die Auswertung zeigt beide Summen getrennt, damit du am Ende weißt, wie viel Bargeld in der Kasse sein muss. KassenFlow wickelt selbst keine Zahlungen ab; die Zahlung läuft über dein eigenes Kartenterminal oder PayPal.

Mit KassenFlow Premium zeigt die Kasse bei bargeldloser Zahlung zusätzlich einen QR-Code auf deinen PayPal.me-Link, in dem der Betrag schon eingetragen ist.

Trag in der Auswertung des Events dein Startgeld ein. KassenFlow zählt die Bareinnahmen dazu – bargeldlose Zahlungen nicht, die liegen ja nicht in der Kasse – und zeigt, wie viel Geld drin sein muss. Unter „Kasse zählen“ gibst du den gezählten Betrag ein und siehst sofort, ob alles stimmt oder wie groß die Differenz ist.

Mit KassenFlow Premium zählst du nach Münzen und Scheinen – die Summe rechnet KassenFlow – und siehst den Verlauf aller Zählungen, etwa beim Schichtwechsel.

Ja, auch in der kostenlosen Version. Trag beim Artikel ein, wie viele Stück du dabei hast – jeder Verkauf zählt den Bestand herunter, auch Verkäufe deiner Helfer und solche, die ohne Internet kassiert und später übertragen wurden. Die Kasse zeigt auf jeder Kachel „noch 12“, warnt, wenn es knapp wird, und meldet „ausverkauft“.

Hast du dich verzählt, verkaufst du nach einer kurzen Rückfrage trotzdem weiter und korrigierst den Bestand später beim Artikel. Lässt du das Feld leer, zählt KassenFlow für diesen Artikel nicht mit.

Pfand ja, auch in der kostenlosen Version: Trag beim Artikel ein, wie viel Pfand je Stück anfällt. Die Kasse schlägt es automatisch auf und bietet für jeden Pfandbetrag eine Taste „Pfand zurück“ – auch ohne gleichzeitigen Kauf, dann zeigt sie den Betrag zum Auszahlen. Pfand zählt nicht zum Umsatz, fließt aber in den Kassensturz ein.

Mengenpreise wie „3 für 5 €“ gibt es mit KassenFlow Premium. Die Kasse rechnet sie selbst, sobald genug Stück in der Bestellung sind; übrige Stücke kosten den Einzelpreis.

Ja, mit KassenFlow Premium. Du schaltest beim Event den Kommissionsbasar ein und legst Provision und eine Gebühr je Verkäufer fest. An der Kasse tippst du für jedes Teil die Verkäufernummer vom Etikett und den Preis ein – eigene Artikel brauchst du dafür nicht. Am Ende zeigt die Auswertung je Verkäufer Stückzahl, Erlös, Provision, Gebühr und Auszahlung, auch zum Herunterladen als CSV.

Die Abrechnung ist eine Übersicht für die Auszahlung an die Familien, keine Buchhaltung.

Ja, kostenlos. Auf der Seite des Events gibst du die Preisliste frei und bekommst einen Link sowie einen Aushang mit QR-Code zum Ausdrucken. Wer scannt, sieht Artikel, Preise, Pfand und was ausverkauft ist – ohne App und ohne Anmeldung. Umsätze oder Bestände sind dort nicht zu sehen, und den Link kannst du jederzeit zurückziehen.

Ja. Auf der Seite des Events legst du ein Einnahmen-Ziel fest, auf Wunsch mit Zweck („Neue Trikots für die F-Jugend“). Kasse und Dashboard zeigen dann, wie weit ihr seid – kostenlos. Gezählt wird der Umsatz des Events, Pfand nicht.

Mit KassenFlow Premium teilst du den Stand über einen Link, der ohne Anmeldung funktioniert, sich jede Minute aktualisiert und nur den Fortschritt zeigt. Den Link kannst du jederzeit zurückziehen.

Nein. Deine Artikel bleiben erhalten und lassen sich jedem neuen Event zuordnen – oder sie stehen gleich in allen Events zur Verfügung. Mit KassenFlow Premium kopierst du ein ganzes Event als Vorlage: gleiche Artikel, gleiches Startgeld, neuer Name und neues Datum. Verkäufe und Zählungen bleiben beim Original.

Mit KassenFlow Premium lädst du die Auswertung jedes Events herunter: als PDF-Übersicht mit Kennzahlen, bar/bargeldlos, Verkäufen je Artikel und Kassensturz – etwa für den Vereinsvorstand – und als CSV für Excel, Numbers oder LibreOffice, wahlweise je Artikel oder mit jedem einzelnen Verkauf samt Uhrzeit und Zahlart.

Der Export ist eine Übersicht für deine Unterlagen, kein Kassenbuch: KassenFlow ist kein zertifiziertes Kassensystem.

Gespeichert werden die Angaben, die für den Betrieb nötig sind: dein Benutzerkonto, deine Artikel, deine Events und die erfassten Verkäufe. Eine Kontoverbindung oder Zahlungsdaten sind für die kostenlose Nutzung nicht erforderlich. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden, steht in der Datenschutzerklärung.

Typische Einsätze sind Flohmarkt- und Kleiderstände, Vereins- und Sommerfeste, Schulfeste, Kuchenbasare, Kita-Flohmärkte und interne Verkäufe ohne gesetzliche Kassenpflicht. Für die einzelnen Situationen gibt es im Ratgeber jeweils eine kompakte Anleitung.

Premium ist monatlich kündbar. Nach der Kündigung wird das Konto auf die kostenlose Version zurückgestuft und bleibt weiterhin nutzbar – deine Artikel und Events gehen dabei nicht verloren, es gelten dann wieder die funktionalen Einschränkungen der kostenlosen Version.